Controle de ponto no home office: como monitorar?

Com a evolução da pandemia do coronavírus no Brasil, grande parte das empresas alteraram o seu sistema de trabalho, que passou a ser composto por uma parcela da equipe presencialmente, enquanto a outra parte ficou online em suas respectivas residências. Em vista disso, surgem algumas dúvidas a respeito do controle de ponto no home office.

Mas como é feito esse controle? Ele realmente funciona? Há outros tipos de monitoramento da jornada dos colaboradores? Fique ligado que ainda neste post todos esses questionamentos serão esclarecidos. 

Home office é um termo que na tradução literal significa “escritório em casa”. Nos últimos anos houve um grande crescimento no número de adeptos desse modelo e com a pandemia, os índices cresceram ainda mais, principalmente nos países onde as taxas de trabalho a distância eram baixas.

O teletrabalho pode ser realizado não só diretamente de casa, mas também em escritórios compartilhados ou basicamente qualquer lugar do mundo que tenha acesso à internet. Além disso, o trabalho remoto tem algumas regras diferentes do modo tradicional, porém as responsabilidades, metas e cobranças são iguais ou até mesmo superiores ao sistema presencial.

Junto à adoção do trabalho remoto, as empresas ganham acesso a alguns benefícios provenientes dessa adesão. Dentre as principais vantagens do sistema home office, podemos destacar a diminuição de custos operacionais do escritório presencial e a redução dos custos destinados ao transporte dos funcionários.

Ademais, outro benefício do sistema de trabalho remoto é a disponibilidade dessas atividades mesmo durante períodos de pandemia, desastres ambientais ou em casos de problemas estruturais na sede corporativa da empresa.

Por fim, as empresas podem optar por contratar funcionários com funções remotas permanentes ou aderir o sistema híbrido somente por determinados períodos. Esse sistema pode ser composto pelo revezamento da equipe de colaboradores entre os trabalhos presenciais e à distância.

É de suma importância estabelecer regras aos funcionários e supervisores, mesmo que eles desempenhem as suas funções de maneira remota. São pontos simples como os horários de trabalho que podem ou não serem flexíveis, as metas a serem cumpridas, dentre outros.

Essas regras garantem que o indivíduo seja produtivo e focado, mas sem extrapolar uma alta jornada de trabalho, caso que pode prejudicar a sua saúde física e mental.  Outro ponto a ser ressaltado é sobre a comunicação aos colaboradores antes da contratação ou alocação deles no home office.

O período que antes da pandemia variava até 15 dias passou a valer para apenas 2 dias com as alterações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Isso aconteceu por conta da necessidade de mudança repentina de milhões de trabalhadores após o avanço das restrições presenciais impostas pelo surto de covid-19.

Os superiores devem estabelecer todas as regras previamente e realizar reuniões periódicas com a equipe, porque isso auxilia muito na formalização da interação a fim de também prestar apoio aos subordinados.

As instituições que tem pelo menos 20 colaboradores, obrigatoriamente, devem realizar algum tipo de acompanhamento das suas jornadas de desempenho.

No entanto, a Reforma Trabalhista de 2017, Lei nº 13.467, estabeleceu mudanças no artigo 62 da CLT, em que o controle de jornada de trabalho convencional não se aplica ao sistema de teletrabalho.

Ou seja, o controle de ponto é uma escolha opcional para as empresas que estabelecem funções de home office.

Porém, realizar o monitoramento da jornada dos trabalhadores é fundamental para a corporação manter a organização e a produtividade dos serviços prestados. Uma vez que a falta do controle das atividades dos seus funcionários pode prejudicar esses dois pontos.

Existem alguns métodos para realizar o monitoramento da jornada dos colaboradores, mesmo que seja de maneira totalmente online.

Há softwares específicos para o controle de ponto virtual, alguns deles identificam quando o usuário está ativo no sistema da empresa, fazendo login e logoff nos momentos de pausa ou finalização do trabalho.

Contudo, um possível problema desses tipos de aplicativo é quando o funcionário esquece de sair do programa durante os horários de sua inatividade do trabalho, como o almoço. Isso gera a impressão de que ele ainda está ativo nas suas funções por um horário extra.

Felizmente há maneiras de contornar essas situações com a utilização de softwares que enviam lembretes periódicos aos colaboradores, a fim de que a marcação do ponto seja mais precisa.

Além do mais, a marcação do ponto pode ser feita de diversas maneiras como:

Assim, basta o funcionário realizar a marcação da sua atividade e a empresa poderá ter acesso em tempo real do horário e local que esse procedimento foi feito, o que promove praticidade para a gestão do sistema corporativo.

O primeiro passo é contar com um aplicativo, plataforma ou empresa especializada nessas operações, a fim de trazer excelência no monitoramento da jornada de trabalho no home office. Além disso, é importante realizar uma pesquisa de mercado para buscar a melhor opção de controle virtual que se adequa ao perfil da sua empresa.

Logo após, deve-se instalar todos os sistemas necessários para esse monitoramento e, também, repassar todas as informações e treinamentos importantes para as equipes de funcionários e supervisores.

Ter acesso a um painel de monitoramento das atividades dos funcionários é uma excelente opção para otimizar ainda mais a retenção das informações.

Um bom acompanhamento da jornada dos colaboradores de uma empresa traz grandes resultados e auxilia na produção de relatórios com informações precisas. Nesse sentido, a tecnologia é uma aliada que vai otimizar o processo e ainda reduzir custos.

Portanto, tenha um controle de ponto no home office para organizar o negócio, mesmo que ele não seja obrigatório, porque esse é um grande investimento que deve ser levado em consideração.

Curtiu as dicas? Confira também nosso artigo sobre gestão de metas e descubra como ela pode ajudar a otimizar seus resultados no home office.